![[ PAROLE DE SECRÉTAIRE ] EP.10 d'1+1=3 Votre Assistante](https://www.1plus1egal3.com/wp-content/uploads/2025/04/Image-mise-en-avant-article-Large.png)
Emilie, télésecrétaire 1+1=3 Votre Assistante depuis plus de 4 ans, jongle entre appels, urgences, et attentes spécifiques de nos client avec calme, vigilance et beaucoup d’écoute, Dans cet épisode de « Parole de secrétaire », elle nous partage sa vision du métier, ses outils préférés et une anecdote marquante qui illustre toute l’importance de son rôle.
Comment définirais-tu le métier de secrétaire ?
Le métier de télésecrétaire, c’est bien plus que décrocher un téléphone. On joue un rôle de tampon, voire de bouclier, entre les patients et le médecin. Nos journées sont rythmées, souvent intenses : il faut répondre à un maximum d’appels, en perdre le moins possible, tout en restant vigilante et attentive.
On ne se contente pas de prendre des rendez-vous. Il faut savoir poser les bonnes questions, détecter une urgence, et s’adapter à chaque situation. Le dialogue est essentiel : on est la première voix que le patient entend, donc l’accueil, l’écoute et la clarté sont primordiaux.
C’est aussi un métier de polyvalence. On travaille avec plusieurs logiciels, pour différents professionnels, chacun ayant ses attentes et ses habitudes. Il faut donc être capable de s’adapter rapidement à chaque client tout en maintenant un service de qualité.
Ajoutez votre titre iciQuel outil sur Tempora te semble le plus utile / efficace ?
Les consignes, sans hésiter !
Elles nous permettent de communiquer efficacement avec nos clients, mais aussi d’organiser notre travail en interne. Grâce à elles, on peut programmer des rappels, que ce soit pour nous-mêmes ou pour une collègue, et même anticiper des relances à faire plus tard.
Par exemple, un client peut nous envoyer une consigne qu’on planifie à une date précise, ou qu’on assigne à une télésecrétaire pour qu’elle ait un rappel le jour J.
On les utilise aussi en interne pour garder en mémoire des particularités, comme “ne plus fixer de RDV avant telle date” pour un patient, ou créer des rappels récurrents. Typiquement : tous les mercredis, une consigne automatique nous rappelle de traiter un point spécifique chez un client.
Bref, c’est un outil super complet, aussi bien pour la communication que pour l’organisation quotidienne !
En quoi tu penses aider nos clients ?
Notre rôle, c’est avant tout de les soulager. On prend en charge les appels, on filtre les demandes et on fait le tri entre ce qui est urgent et ce qui peut attendre.
En gérant leurs rendez-vous, on les aide à organiser au mieux leurs journées, en gardant des créneaux pour les urgences réelles et en optimisant leur planning.
Au final, on leur permet de se concentrer pleinement sur leur métier, sans être interrompus toutes les cinq minutes, tout en sachant que leur agenda est entre de bonnes mains.
Quel service "exceptionnel" as-tu déjà rendu à un client ?
Un jour, j’ai eu une patiente au téléphone dont les symptômes m’ont fait penser à un possible AVC. Sans hésiter, j’ai contacté le médecin, qui a immédiatement quitté son cabinet pour se rendre au domicile de la patiente. Le lendemain, il m’a remerciée pour ma réactivité. Ça m’a vraiment marqué : ce jour-là, j’ai compris à quel point notre rôle peut faire la différence.
