Nous répondons à toutes vos questions
FAQ
Vous souhaitez tout savoir sur notre entreprise d’accueil téléphonique et son fonctionnement? Nous répondons à vos questions les plus courantes dans notre FAQ permanence téléphonique.
Nous répondons à toutes vos questions
FAQ
Vous souhaitez tout savoir sur notre entreprise d’accueil téléphonique et son fonctionnement? Nous répondons à vos questions les plus courantes dans notre FAQ permanence téléphonique.
Comment mon patient / client va être accueilli quand il appelle ?
Dès la première sonnerie, un pré décroché personnalisé au nom de votre cabinet ou entreprise se déclenche. Dès que l’une de vos secrétaires est disponible, l’appel lui est présenté sur son poste et elle décroche. Elle accueillera avec le sourire votre patient ou client au nom de votre cabinet ou entreprise en respectant les consignes que vous nous aurez transmises.
Quels sont vos horaires ?
Votre télésecrétariat est ouvert du lundi au vendredi de 7h30 à 20h et le samedi de 7h30 à 13h.
Ai-je besoin de prévenir quand je vous transfère ma ligne ?
Ce n’est pas nécessaire. Vous transférez la ligne quand vous le souhaitez. Assurez-vous simplement de nous communiquer vos consignes mises à jour si besoin.
Puis-je changer mes instructions auprès d’1+1=3 Votre Assistante?
Oui, via nos logiciels vous pouvez à tout moment nous transmettre vos « consignes » sur Tempora ou « notes » sur Doctolib. Vos secrétaires les verront en direct et les traiteront dans les plus brefs délais. Il vous est aussi possible de nous joindre via skype ou par téléphone.
Est-ce que mon numéro de téléphone va changer quand je vous aurai confié ma ligne ?
Non, vous gardez votre propre numéro de téléphone. Il vous suffit de transférer votre ligne pour que nous ayons la ligne via un “n° de transfert” que nous vous donnerons. Celui-ci sera toujours le même.
J'emploie une secrétaire, suis-je quand même concerné par le télésecrétariat ?
Bien sûr, certains de nos clients ont opté pour un « secrétariat externalisé » pour tout ou pour une partie de leur « accueil téléphonique » en complément de leur secrétaire au cabinet. Nous sommes ouverts, 70 heures par semaine, votre secrétaire n’a pas la même amplitude de travail, bénéficie de vacances et peut s’absenter pour des raisons de maladie. C’est là que nous avons notre utilité !
En choisissant le transfert d’appels, votre secrétaire au cabinet va devenir une véritable assistante et pouvoir accueillir sereinement vos patients/ clients.
Quels logiciels utilisez-vous ?
Nous travaillons sur deux agendas en ligne, Tempora et Doctolib. En fonction de vos besoins et de votre cœur de métier nous vous proposerons l’un ou l’autre.
Retrouvez les avantages de ces deux agendas dans notre infographie.
Comment vous joindre ?
Nous sommes joignables du lundi au vendredi de 7h30 à 20h et le samedi de 7h30 à 13h au 0321121694. Vous pourrez aussi communiquer avec nous via skype tout au long de la journée si vous le souhaitez.
Est-ce que toutes les secrétaires de votre équipe vont décrocher mes appels ?
Oui, toutes nos secrétaires sont formées pour répondre à vos appels qu’importe votre activité. De plus, nous avons un système de partage de consignes en interne qui nous permet de toutes être mises au courant lors d’une modification de votre agenda ou d’une nouvelle indication.
En cas d’imprévu puis-je compter sur vous ?
Vous pouvez nous solliciter pour effectuer les changements nécessaires au niveau de votre planning : annuler les consultations, déplacer un ou plusieurs rendez-vous…
Dès la réception de votre consigne, une télésecrétaire appellera vos patients/clients et les informera de l’annulation ou du report de leurs rendez-vous.
Comment vais-je recevoir mes messages ?
Vous recevrez tous nos messages directement dans votre agenda Tempora ou Doctolib. Afin de les visualiser en un clin d’œil, le nombre de messages en attente est indiqué par un nombre en rouge à côté du bouton “message”.
Dois-je changer de logiciel d'agenda ?
Si vous souhaitez utiliser Doctolib, il vous faudra effectivement changer de logiciel. Néanmoins, ça ne sera pas forcément nécessaire pour Tempora. Il va de soi que nous vous accompagnerons pour l’installation et la prise en main de ces outils.
Comment récupérer mes identifiants ?
Concernant le logiciel Tempora, 1+1=3 Votre Assistante s’occupe de tout. Il suffit de nous contacter par mail ou téléphone et nous vous les transmettrons. Par contre, pour vos identifiants Doctolib, il faudra voir directement avec eux.
Comment modifier mon planning (absence, période de congés) ?
Rien de plus simple, selon le logiciel utilisé, il vous suffit de nous mettre “une note” sur Doctolib ou “une consigne” sur Tempora. Votre secrétaire s’occupera de mettre votre agenda à jour en fonction de votre demande et préviendra le restant de l’équipe de ces changements.
Quel type d’équipement me faut-il pour faire appel à vos services ?
La ligne téléphonique de votre cabinet/entreprise que vous allez transférer sur nos services.
La souscription du service « transfert d’appel » auprès de votre opérateur pour renvoyer vos appels.
Un ordinateur
Une connexion internet
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